AFC-LOGO-OK-1-small 

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van AFC'34 d.d. 14-10-2013

maandag, 28 oktober 2013,

Aanwezig:51 leden

Opening:

Voorzitter Michel Zonneveld opent de vergadering. Hij heet alle aanwezigen welkom, in het bijzonder erevoorzitter Jan Ory, de ereleden en de leden van verdienste. Hij laat verder weten verheugd te zijn met de aanwezigheid van een flink aantal spelers en begeleiders van de seniorenselecties. Vervolgens vraagt hij om een minuut stilte i.v.m. het overlijden van erevoorzitter Bart de Lange.

Hierna staat hij stil bij zijn eerste jaar als voorzitter van AFC’34. Hij ervaart dit eerste jaar als een leerzaam jaar, een jaar waarin hij veel inzicht heeft gekregen in de vereniging. Een probleem vindt hij de zogenaamde wandelgangenpraat. Er is veel gemopper over zaken die niet goed verlopen, vaak berustend op een incident of een onjuist verhaal. Dit leidt helaas tot een negatieve sfeer. Hij vindt dit jammer, omdat er juist heel veel goed gaat binnen de vereniging. Als voorbeelden hiervan noemt hij de 3e veiling, de afronding van geschiedschrijving, de evenementen die door de Evenementencommissie georganiseerd worden, zoals de laatste prima georganiseerde feestavond, de keezavonden, het opknappen van de kleine kantine, de vernieuwing van de website, het geslaagde sluitingsweekend, de uitbreiding van het IOT, de resultaten van de opleidingsdivisie, de nieuwe sponsor Rabobank, de samenwerking met Sport 2000, de condoleance n.a.v. het overlijden van Bart de Lange in ons clubgebouw en het reslutaat van de onderhandelingen met de gemeente en AZ betreffende het nieuwe complex. Hij roept de leden dan ook op om meer te kijken naar de dingen die wel goed gaan, want dat zijn er heel wat.

Mededelingen en ingekomen stukken:

Secretaris Gerard Krom laat weten dat er geen ingekomen stukken zijn. Wel zijn er 3 berichten van verhindering voor deze vergadering binnengekomen, van Loek Berger, Joop Vreeker en Frank Wolters. Kees Schröder en Nico hebben laten weten later in de vergadering aan te schuiven.  

Notulen van de algemene ledenvergadering van 15 oktober 2012:

Er wordt door Gerard Klaver een vraag gesteld over de voortgang van de plannen met het bedrijfsbureau. Het bestuur laat weten dat oud-bestuurslid Wim Schoenmaker de initiator was van deze plannen. Nadat Wim in oktober 2012 uit het bestuur stapte, zijn de plannen betreffende het bedrijfsbureau (voorlopig) in de ijskast gezet.

De vergadering gaat daarna akkoord met de notulen, zodat deze onveranderd worden goedgekeurd en vastgesteld. Hierna worden ook nog de notulen van de Buitengewone Algemene Ledenvergadering van 28 januari 2013 vastgesteld.

Jaarverslag van de secretaris e.a. over het seizoen 2012-2013:

Tot vorig jaar werd het jaarverslag geschreven door de secretaris. Het werd de laatste jaren steeds aangevuld met een verslag van de Jeugdcommissie en een van de zaalvoetbalafdeling. Nu de structuur van de vereniging gewijzigd is, is ook gekozen voor een andere opzet van het jaarverslag. Vanaf dit jaar zal het jaarverslag bestaan uit een bestuurlijke gedeelte, door de secretaris, een verslag van de opleidingsdivisie met aandacht voor de selectieteams, en een verslag van de recreatiedivisie, dat bestaat uit 3 delen: de jeugd-, de senioren- en de zaalvoetbalafdeling.

Het jaarverslag is gepubliceerd op de website. Daar het een uitgebreid verslag betreft, wordt ervoor gekozen het verslag niet verder toe te lichten. Er zijn ook geen opmerkingen of vragen over de inhoud, zodat het jaarverslag wordt goedgekeurd.

Jaarverslag van de penningmeester over het seizoen 2012-2013:

Penningmeester Theo Klaver laat weten dat het jaar 2012-2013 op financieel gebied goed kan worden afgesloten, ondanks de lagere opbrengsten in de horeca en de sponsoring. Dat er slechts een klein verlies is geleden komt vooral door de extra bezuinigingen op de kosten van de trainers en de spelers van de zondagselectie, die halverwege het seizoen noodgedwongen zijn ingevoerd. De penningmeester benadrukt dat met name de Business Club veel goed werk gedaan heeft. Hij roept alle AFC’ers op ook hun best te doen om onze sponsoren een goed (AFC-)gevoel te geven.

De totale opbrengsten over het seizoen 2012-2013 waren € 285.393,-. De totale kosten € 285.955,-, waardoor het jaar wordt afgesloten met een negatief resultaat van - € 562,-.

Verslag van de kascommissie:

De kascommissie bestond dit jaar uit Kees Schröder, Koos Hoogland en Nico Verwer. Namens de kascommissie deelt Nico Verwer mee, dat de conclusie van het onderzoek van de commissie is dat het financiële beheer van de vereniging uitstekend wordt uitgevoerd. Hij deelt hiervoor dan ook de complimenten uit aan de penningmeester en de overige leden van de Financiële Commissie. Malversaties zijn niet aangetroffen, aldus Nico. Hij complimenteert het bestuur tevens met het feit dat het in januari 2013 voor een andere koers heeft gekozen door extra bezuinigingen in te voeren.

De kascommissie meldt vervolgens een tweetal aandachtspunten c.q. adviezen: 1. De club heeft teveel langlopende schulden. Het zou goed zijn deze af te bouwen “naar zo weinig mogelijk”. 2. De kascommissie mist nu een bedrag als reservering naar de toekomst en adviseert voortaan 5 tot 10 % te reserveren.

Tot slot stelt de kascommissie voor om het bestuur décharge te verlenen voor het financiële beleid gedurende het verenigingsjaar 2012-2013. De vergadering gaat hiermee akkoord.

De penningmeester sluit dit financiële hoofdstuk af door Jan Klaver nadrukkelijk te bedanken voor het vele werk dat hij verricht heeft t.a.v. de invoering van het administratieprogramma Sportlink. Jan heeft hier ontzettend veel tijd ingestopt, waarvoor onze hartelijke dank.

De voorzitter bedankt de kascommissie voor haar inzet en zegt toe de adviezen ter harte te nemen.

Benoeming leden kascommissie:

Nico Verwer treedt na 3 jaar af als lid van de kascommissie. Laus van Langen wordt gekozen als nieuw lid van de commissie. 

Begroting van het seizoen 2013-2014:

De penningmeester presenteert de begroting voor het seizoen 2013-2014. Hij schat de totale opbrengsten in op € 289.464,- en de kosten op € 289.123,-. Al met al komt de begroting uit op een positief reslutaat van € 341,-. De leden gaan daarna akkoord met deze begroting.

Huldiging jubilarissen:

Achtereenvolgens worden de volgende leden gehuldigd door voorzitter Michel Zonneveld: Jan Kooge voor het feit dat hij 60 jaar lid is van AFC’34 (hij ontvangt een beeldje), Gerard Klaver (sr.) voor zijn 50-jarig jubileum (hij ontvangt de gouden speld) en Jan Klaver voor zijn 40-jarig jubileum (Jan ontvangt een oorkonde). De jubilarissen Peter Besteman (40 jaar), Cees Dijkers, Ingmar Bras en Jaap Overman (allen 25 jaar) konden door verschillende redenen helaas niet aanwezig zijn. Zij ontvangen hun aandenken op een later tijdstip. 

Gerard Klaver bedankt de leden en het bestuur voor de gouden speld en houdt een woordje waarin hij enkele hoogtepunten noemt uit de 50 jaren van zijn lidmaatschap. Hij noemt hierbij o.a. de geweldige viering van het kampioenschap van het eerste elftal in de 4e klasse in 1965, zijn toetreding tot het bestuur in 1970, de bouw van het clubgebouw in de beginjaren ’70, het kampioenschap van het eerste elftal in de Hoofdklasse in 1997, de jubileumloterij in 2004 en de huidige plannen rondom een geheel nieuw complex voor AFC’34.

Ingmar Bras liet voor de vergadering al weten niet aanwezig te zijn, maar het wel fijn te vinden als onderstaande tekst tijdens de jaarvergadering kenbaar gemaakt zou kunnen worden. De voorzitter leest dan ook de volgende tekst voor:

“Het bestuur van AFC’34 heeft gemeend mij in het zonnetje te moeten zetten omdat ik 25 jaar lid ben van deze mooie club. Echter, ik ben van mening dat de enigen die lof verdienen diegenen zijn die mij in staat hebben gesteld om 25 jaar lang mijn geliefde voetbalsport te mogen uitoefenen bij deze vereniging, zowel op het veld als in de zaal. Daarom dank aan alle vrijwilligers die dagelijks bezig zijn met het plezier van anderen en waar ik dus 25 jaar lang gebruik van heb mogen maken.

Vriendelijke groet, Ingmar Bras, Zaal Veteranen 1”

Benoeming lid van verdienste/erelid:

Er worden twee leden benoemd tot lid van verdienste. Eerst Nico Stam, oud-penningmeester van AFC’34, al vele jaren lid van de Financiële Commissie en sinds enkele jaren ook lid van het bestuur van de Business Club, en daarna Gerard Krom, oud-voorzitter van de jeugdafdeling, sinds 2004 secretaris van AFC’34 en sinds kort “klaar” met de beschrijving van de historie van de club.

Pauze

Verkiezing bestuursleden:

Aftredend en herkiesbaar is bestuurslid Gerard Krom. De leden gaan akkoord met de herverkiezing van de secretaris.

Binnen het bestuur is er nog een vacature. Het bestuur geeft aan nog op zoek te zijn naar een 6e bestuurslid die de facilitaire zaken voor zijn rekening kan nemen en vraagt de leden mee te denken over geschikte kandidaten.

Evaluatie vrijwilligersbeleid:

Bestuurslid Henk Riemeijer beschrijft de ervaringen met het nieuwe vrijwilligersbeleid, dat van start ging in het seizoen 2012-2013. Hij meldt dat er goede resultaten zijn geboekt, dat het bestuur niet ontevreden is over het huidige beleid, maar ook dat het nog beter kan. Problemen zijn er natuurlijk wel geweest, met name in de communicatieve sfeer en t.a.v. het wegblijven van vrijwilligers, maar al met al kan geconcludeerd worden dat we op de goede weg zijn.

In een onlangs gehouden leider-/ouderavond is geopperd dat het wellicht een verbetering zou zijn als de benodigde vrijwilligers per dag niet individueel ingeroosterd zouden worden voor de hand- en spandiensten, maar per team. Het bestuur en de Vrijwilligerscommissie zijn van mening dat deze wijziging positief zou kunnen uitpakken. Daarom zal dit systeem m.i.v. november 2013 ingevoerd worden. De voorkeur gaat uit naar het maken van een planning voor een langere periode, dit is echter nog lastig te realiseren, daar de Vrijwilligerscommissie rekening moet houden met het wedstrijdprogramma, dat slechts enkele weken van tevoren bekend is.

Henk dankt tot slot de leden van de Vrijwilligerscommissie voor het vele werk dat zij afgelopen seizoen verricht hebben.

Stand van zaken nieuw complex AFC’34:

Namens het bestuur meldt Sander Brouwer dat AFC’34 onlangs met de gemeente Alkmaar tot overeenstemming is gekomen over een nieuwe accommodatie.

Afspraken:

In grote lijnen zijn met alle betrokken partijen nu de volgende afspraken gemaakt:

- AFC’34 krijgt 3 kunstgrasvelden.

- Het A-veld wordt iets gedraaid.

- De bestaande tribune wordt weggehaald.

- AFC’34 kan op de zaterdagochtenden tot half 1 gebruik maken van het rugbyveld.

- Er komt een aparte loopbrug naar het 3e veld op het huidige evenemententerrein.

- AZ geeft een bijdrage van € 450.000,-.

- AZ zal geen horecavoorzieningen treffen. Bezoekers voor AZ maken gebruik van de horeca van AFC’34.

- De gemeente geeft ook een bijdrage van € 450.000,-. Dit bedrag dekt de integratie van een  nieuwe tribune en een nieuwe gemeenteloods in het nieuwe clubhuis van AFC’34.

- De komende 5 jaren wordt de huur van de velden niet verhoogd en betaalt AFC’34 het bedrag dat nu ook al betaald wordt. Daarna wordt een huur verrekend conform de kunstgrasnormen.

- De gemeente geeft een bijdrage voor de kosten van onderzoek.

- De gemeente zorgt voor de infrastructuur totaan het nieuwe gebouw.

Financiën:

Het bouwen van een nieuw clubhuis zal naar verwachting € 1.350.000,- gaan kosten. AFC’34 zal met aftrek van de bijdragen van de gemeente en AZ zelf een bedrag van € 450.000,- moeten gaan financieren. De gemeente zal voor dit bedrag garant staan. Op het bedrag van € 450.000,- zijn besparingen mogelijk door zelfwerkzaamheid en/of aanbestedingsvoordelen.

Bovenstaande betekent een kostenpost (rente en aflossing) van (maximaal) € 45.000,- per jaar. Hiertegenover staat een besparing van energie- en ondershoudskosten van € 20.000,- waardoor het tekort per jaar uitkomt op € 25.000,-. De verwachting is dat dit tekort gedekt zal kunnen worden door een verhoging van de horecaomzet met € 35.000,-.

Voorstel bestuur:

Het bestuur verzoekt de leden vervolgens toestemming te geven tot het aangaan van een financiering van maximaal € 450.000,-.

Vragen:

Voordat de leden hun stem kunnen uitbrengen is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Hierbij komen de volgende zaken aan de orde:

- Horecaomzet: De jeugdteams van AZ gaan op het nieuwe AZ-complex trainen en hun wedstrijden spelen. Geldt dit ook voor Jong AZ? Nee, alleen voor de jeugdteams.

- Entreeheffing bij thuiswedstrijden van ons eerste eftal: Kan dat straks gewoon doorgaan? Ja. Het nieuwe AFC—complex kan afgesloten worden, zowel bij de loopbrug als aan de kant van AZ.

- Kassa: Komt er bij de poort een nieuwe kassa? Ja.

- Ingang AZ / AFC: Komt er een poort tussen de 2 complexen in? Ja.

- Horeca rugby: Gaat de kantine van de rugbyvereniging echt dicht op de zaterdagmorgen? Ja.

- Personeel / vrijwilligers horeca: Zijn er straks meer mensen nodig om te horeca draaiende te houden? Ja. Een vaste horecastaf lijkt noodzakelijk. Hierover is echter nog geen standpunt ingenomen. De horeca zal straks 7 dagen per week open moeten zijn. Er wordt door een van de  leden geadviseerd niet te lang te wachten met het oplossen van het vraagstuk betreffende het personeel voor de kantine.

- Aanleg velden: Wanneer wordt begonnen met de aanleg van de velden? In mei 2014 begint men met de velden op het huidige evenemententerrein. De verwachting is dat in september/oktober 2014 de 2 andere velden van AFC aan de beurt zijn.

- De loopbrug: Wordt dit een openbare brug? Nee.

- Tijdelijk gebruik velden elders: Moeten de teams van AFC’34 tijdens de bouw tijdelijk ergens anders gaan spelen/trainen? Waarschijnlijk niet.

- Aanbesteding nieuw clubhuis: Vindt de aanbesteding tegelijk met die van de rubgyclub en AZ plaats? Nee, dat doet AFC’34 zelf. Er wordt geadviseerd om met de uiteindelijke bouwer(s) tegelijkertijd te onderhandelen over een sponsorcontract. 

Overige opmerkingen:

- Er wordt door het bestuur benadrukt dat dit moment uniek is. Een dergelijke kans, met € 900.000,- aan bijdragen van andere partijen, komt geen tweede keer meer voor. Tevens is het zo dat wanneer nieuwbouw door welke redenen dan ook niet zou kunnen doorgaan, de toekomst van de club penibel wordt. De kleedkameraccommodatie dient t.z.t. zeker vervangen te worden.

- Als de leden akkoord gaan met de plannen omtrent het nieuwe complex, is het nog niet 100 % zeker dat de plannen ook zullen doorgaan. De gemeente en AZ zijn nog met elkaar in overleg en zijn er dus nog niet helemaal “uit”. Het schijnt dat op dit niveau nog enkele hobbels genomen moeten worden.

- Als de bouw definitief doorgaat, wordt er een bouwteam gevormd. Het is belangrijk dat dit team ook goed over de kosten waakt.

- Het nieuwe gebouw zal veel overeenkomsten krijgen met het gebouw van HSV (Heiloo) dat enkele jaren geleden gerealiseerd is.

Stemming en uitslag:

Er wordt gestemd over het bestuursvoorsel tot het aangaan van een financiering van maximaal € 450.000,-. Door middel van handopsteking gaan de leden unaniem akkoord met het voorstel van het bestuur. Vervolgens klinkt een opgewekt applaus.

De voorzitter complimenteert vervolgens Sander Brouwer en Jan Ory, die namens de vereniging vele uren overleg gevoerd hebben om tot bovengenoemd resultaat te komen. Beiden ontvangen een welverdiend bloemetje.

Tevens wordt benadrukt dat er na de vergadering gelegenheid is tot het bekijken van de eerste tekeningen van het nieuwe complex. 

Rondvraag:

- Ton Maissan roept vooral de jonge aanwezigen op om zich in te zetten voor de Business Club. Deze club is nog steeds op zoek naar uitbreiding. Ook zou hij graag meer tips krijgen voor mogelijke sponsoren. “Goede voorzetten worden meestal wel ingekopt.” 

- Jan Veeken meldt dat er in de Bergermeer een nieuwe Vomar is geopend. Het schijnt dat hier een sponsoractie voor clubs georganiseerd wordt. Misschien iets voor AFC? Goede tip.

- Jeroen de Haas benadrukt dat “de oude hap” een belangrijke groep is binnen onze vereniging. Bij vernieuwing van het complex verliest AFC het gravelveld en dus ook de thuisbasis van deze groep. Hij spreekt de hoop uit dat er ook voor deze groep een goede plek overblijft. Dit wordt bevestigd door het bestuur.

Sluiting:

Niets meer aan de orde zijn dankt de voorzitter alle aanwezigen voor hun belangstelling en sluit de vergadering.  

Sportpark

Secretariaat

Volg ons ook op